Legal Managed Services (LMS) verwijst naar het uitbesteden van juridische diensten aan gespecialiseerde externe dienstverleners. Het houdt in dat juridisch werk wordt overgedragen van een interne juridische afdeling of advocatenkantoor naar een externe leverancier die een scala aan juridische diensten, technologische oplossingen en procesbeheer aanbiedt.
LMS-aanbieders bieden doorgaans een breed scala aan diensten, waaronder documentreview, contractbeheer, juridisch onderzoek, naleving van regelgeving, ondersteuning bij geschillen, eDiscovery, beheer van intellectueel eigendom, juridische analyse en meer. Deze diensten zijn gericht op het verbeteren van de efficiëntie, het verlagen van de kosten en het verbeteren van de kwaliteit en consistentie van het juridisch werk.
Er zijn verschillende redenen waarom organisaties ervoor kiezen om gebruik te maken van legal managed services:
Kostenefficiëntie: Het uitbesteden van juridische diensten kan kostenbesparingen opleveren door toegang te krijgen tot gespecialiseerde expertise zonder de kosten van het inhuren en in stand houden van een interne juridische afdeling.
Schaalbaarheid en flexibiliteit: LMS-aanbieders kunnen hun middelen opschalen en hun diensten aanpassen aan de veranderende behoeften van de klant, waardoor organisaties snel kunnen reageren op veranderingen in de vraag.
Expertise en technologie: Legal managed service providers beschikken vaak over diepgaande expertise op specifieke juridische gebieden en hebben toegang tot geavanceerde technologische tools en platforms, waardoor ze efficiënter hoogwaardige diensten kunnen leveren.
Focus op kerncompetenties: Door juridische taken uit te besteden, kunnen organisaties tijd en middelen vrijmaken voor hun interne juridische team, zodat zij zich kunnen concentreren op strategische initiatieven en kerncompetenties.
Risicovermindering: LMS-aanbieders zijn vaak goed op de hoogte van regelgeving en kunnen organisaties helpen bij het navigeren door complexe juridische landschappen, waardoor het risico op non-compliance en juridische geschillen wordt verminderd.
Het is belangrijk op te merken dat legal managed services kunnen variëren in omvang en complexiteit. Sommige organisaties kiezen ervoor om specifieke juridische functies uit te besteden, terwijl anderen kiezen voor integraal beheer van hun juridische activiteiten. De specifieke diensten en regelingen hangen af van de behoeften en voorkeuren van de organisatie die de LMS-provider inschakelt.
Over het algemeen bieden legal managed services organisaties de mogelijkheid om hun juridische activiteiten te stroomlijnen, toegang te krijgen tot gespecialiseerde expertise, technologie te benutten en kosten te optimaliseren, wat uiteindelijk de algehele juridische efficiëntie en effectiviteit verbetert.
Enkele van de belangrijkste onderdelen van Legal Managed Services (LMS) zijn:
Documentbeoordeling: LMS-providers bieden vaak documentbeoordelingsdiensten aan. Dit houdt in dat juridische documenten, contracten, overeenkomsten en andere relevante materialen worden beoordeeld en geanalyseerd voor verschillende doeleinden, zoals due diligence, regelgevingsnaleving, ondersteuning bij geschillen of contractbeheer.
Contractbeheer: LMS-providers helpen organisaties bij het beheren van hun contracten gedurende de volledige levenscyclus van het contract. Dit kan contractopstelling, onderhandelingen, beoordeling, verlenging en het bewaken van belangrijke data en verplichtingen omvatten.
Juridisch onderzoek: LMS-providers bieden juridisch onderzoeksdiensten aan, waarbij grondig onderzoek wordt gedaan naar specifieke juridische kwesties, jurisprudentie, wetten, regelgeving en juridische precedenten. Dit onderzoek kan ondersteuning bieden bij juridische besluitvorming, strategieontwikkeling en nalevingsinspanningen.
Regelgevingsnaleving: LMS-providers helpen organisaties bij het navigeren door complexe regelgevingskaders door wijzigingen in wet- en regelgeving bij te houden, nalevingsvereisten te beoordelen en nalevingsprogramma’s te ontwikkelen. Ze kunnen ook ondersteuning bieden bij het uitvoeren van nalevingsaudits en het implementeren van noodzakelijke maatregelen.
Ondersteuning bij geschillen: LMS-providers bieden ondersteuning tijdens juridische geschillen en gerechtelijke procedures. Dit kan onder andere ondersteuning omvatten bij het beheer van juridische documenten, elektronische ontdekking (eDiscovery), gegevensverzameling en -analyse, opstellen van juridische argumenten en coördinatie met juridische teams.
Beheer van intellectueel eigendom: LMS-providers kunnen diensten aanbieden met betrekking tot het beheer van intellectueel eigendom (IE), zoals merkonderzoeken, octrooiaanvragen, auteursrechtaanmeldingen, beheer van IE-portefeuilles en handhaving van IE-rechten.
Juridische analyse: LMS-providers maken gebruik van data-analysetools en -technieken om inzichten te verschaffen in juridische activiteiten, trends in geschillen, contractanalyse en risicobeoordeling. Juridische analyse kan helpen bij het optimaliseren van besluitvorming, het identificeren van patronen en het verbeteren van algemene juridische strategieën.
Technologische oplossingen: LMS-providers maken vaak gebruik van geavanceerde technologieplatforms en software om juridische processen te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en de samenwerking te bevorderen. Dit kan onder andere documentbeheersystemen, software voor contractbeheer, eDiscovery-tools en op AI gebaseerde platformen voor juridisch onderzoek omvatten.
Projectbeheer: LMS-providers maken gebruik van projectmanagementmethodologieën om juridische projecten effectief te plannen, uit te voeren en te monitoren. Dit zorgt ervoor dat taken binnen de vastgestelde tijdlijn en het budget worden voltooid, met behoud van kwaliteit en klanttevredenheid.
Gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid: LMS-providers hechten veel waarde aan gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid. Ze implementeren robuuste beveiligingsmaatregelen om gevoelige juridische informatie te beschermen. Dit omvat onder andere veilige gegevensopslag, versleuteling, toegangscontroles en naleving van relevante gegevensbeschermingsregels.
Het is belangrijk op te merken dat de specifieke onderdelen van LMS kunnen variëren, afhankelijk van de provider en de behoeften van de klant. Organisaties kunnen hun betrokkenheid bij LMS-providers aanpassen om aan hun specifieke juridische vereisten te voldoen en hun juridische activiteiten te optimaliseren.
