Preventie vormt de eerste pijler van het Holistische Raamwerk voor Frauderisicobeheersing en fungeert als het dragende fundament voor het structureel terugdringen van fraude en aanverwante financiële criminaliteit. Deze pijler richt zich op het tijdig onderkennen van kwetsbaarheden in processen, systemen, governance en gedrag, en op het vervolgens ontwerpen en borgen van maatregelen die misbruik vóór zijn. Preventie is daarmee nadrukkelijk méér dan het plaatsen van “extra controles”: het betreft het samenstel van bestuurlijke uitgangspunten, organisatorisch ontwerp, beleidskaders, cultuurinterventies en technologische inrichtingskeuzes die gezamenlijk de gelegenheid tot fraude verkleinen, de drempel voor manipulatie verhogen en de voorspelbaarheid van naleving versterken. In een volwassen raamwerk wordt preventie bovendien opgevat als een dynamisch mechanisme: risicodrijvers verschuiven door groei, internationalisering, digitalisering, ketenuitbesteding en veranderende sanctieregimes, waardoor preventieve maatregelen periodiek moeten worden getoetst op opzet, werking en actuele proportionaliteit.
In dossiers waarin beschuldigingen van (financieel) wanbeheer, fraude, omkoping, witwassen, corruptie of schending van internationale sancties een rol spelen, komt het belang van preventie scherp naar voren. Dergelijke kwesties verstoren de bedrijfsvoering, trekken de aandacht van toezichthouders en opsporingsinstanties en kunnen leiden tot langdurige reputatieschade, contractuele claims, financieringsrisico’s en vraagstukken rond bestuurders- en toezichthoudersaansprakelijkheid. Cliënten—(internationale) ondernemingen en hun bestuurders en commissarissen, alsook overheidsinstellingen—kunnen daarbij zowel benadeeld zijn door niet-nalevend handelen van medewerkers, zakenpartners of derden, als zelf geconfronteerd worden met beschuldigingen van niet-naleving. De rol van de advocaat binnen deze pijler ligt in het scherp afbakenen van risico’s en verantwoordelijkheden, het vertalen van normenkaders en best practices naar uitvoerbare, bewijsbare maatregelen, en het juridisch robuust inrichten van governance, besluitvorming en documentatie, zodat preventie niet alleen effectief is, maar ook aantoonbaar “passend ontworpen en effectief werkend” kan worden onderbouwd in gesprekken met accountants, toezichthouders, contractspartijen en, waar relevant, in procedures.
Doel en reikwijdte van preventie binnen het Holistische Raamwerk voor Frauderisicobeheersing
Preventie wordt binnen het raamwerk gedefinieerd als het stelselmatig voorkómen van fraude—intern én extern—voordat detectie, respons of herstel noodzakelijk wordt. Het toepassingsbereik omvat zowel opzetfraude (bewuste misleiding) als gelegenheidsfraude (misbruik van zwakke plekken), inclusief collusie en fraude door derden. Het uitgangspunt is dat fraude zich manifesteert op het snijvlak van gelegenheid, druk, rationalisatie en handelingsbekwaamheid, waarbij preventie vooral de gelegenheid structureel reduceert en het gedrag beïnvloedt via cultuur, prikkels, governance en heldere normstelling. De nadruk ligt op het voorkomen van situaties waarin onduidelijke mandaten, ongeteste uitzonderingen, onvoldoende functiescheiding of gebrekkige toegangsbeheersing ruimte creëren voor manipulatie, ongeautoriseerde transacties of misleidende verslaglegging.
De reikwijdte strekt zich uit over de volledige waardeketen en alle ondersteunende functies: inkoop, verkoop, financiën, HR, IT, supplychain, projecten, fusies en overnames, fiscaliteit en treasury, alsook shared services en externe dienstverleners. Frauderisico’s doen zich voor in geldstromen, goederenstromen, datastromen en digitale identiteiten; evenzeer in intellectueel eigendom, vertrouwelijke bedrijfsinformatie en reputatie. In internationale groepen is daarnaast expliciete aandacht vereist voor grensoverschrijdende dienstverlening, multi-entity-structuren, lokale afwijkingen in procesinrichting, en de praktische impact van sanctieregimes en exportcontrolemaatregelen op handelsstromen, betalingsroutes en contractstructuren. Een preventie-architectuur die uitsluitend nationaal of uitsluitend “op papier” is ingericht, voldoet in dergelijke contexten doorgaans niet aan de vereiste robuustheid.
De advocaat ondersteunt bij het afbakenen van het toepassingsbereik en het vastleggen van een consistente definitie van fraude, misbruik, omkoping, witwassen en sanctieschendingen die aansluit op relevante wet- en regelgeving, sectorale normen en interne gedragscodes. In situaties waarin een cliënt benadeeld is, is het juridisch kader bepalend voor de inrichting van contractuele waarborgen, auditrechten, escalatiepaden en bewijsstandaarden die nodig zijn om schade te beperken en regres te organiseren. In situaties waarin een cliënt wordt beschuldigd, ligt het accent op het aantonen van een proportioneel, risicogebaseerd en aantoonbaar werkend preventiestelsel, inclusief besluitvorming, training, controle-inrichting en documentatie—zonder dat preventie verwordt tot een defensieve exercitie, maar juist als structurele versterking van de governance wordt gepositioneerd.
Frauderisicobereidheid, tolerantie en bestuurlijke verankering
Een effectieve preventiepijler begint met een expliciet geformuleerde frauderisicobereidheid, waarin wordt vastgelegd welke risico’s categorisch onaanvaardbaar zijn en waar beperkte afwijkingen onder strikte voorwaarden denkbaar zijn. “Nultolerantie” kan passend zijn voor omkoping, corruptie, witwassen en sanctieschendingen, terwijl voor procesafwijkingen—zoals incidentele uitzonderingen op vereisten in de inkoopworkflow—een zeer lage risicobereidheid kan worden gehanteerd mits duidelijke tolerantiegrenzen bestaan. De kern is dat risicobereidheid niet als abstract beginsel blijft hangen, maar wordt vertaald naar concrete, meetbare parameters: autorisatielimieten, toegestane kortingsbandbreedtes, maximumpercentages uitzonderingen, restricties op overschrijvingen/overrides en criteria voor escalatie. Daarmee ontstaat bestuurlijke voorspelbaarheid: medewerkers en management weten welke ruimte bestaat, welke ruimte niet bestaat, en welke consequenties volgen bij afwijkingen.
Bestuurlijke verankering vraagt om helder eigenaarschap op bestuurs- en managementniveau, met onafhankelijk toezicht via auditcommissie, risicocommissie of vergelijkbare governancefora. Verplichte beheersmaatregelen voor de grootste risico’s moeten als niet-onderhandelbare minimumvereisten worden vastgelegd, inclusief criteria voor uitzonderingen, logverplichtingen en onafhankelijke beoordeling bij managementoverride. Governance-ritmes—periodieke risicoreviews, controle-attestaties, escalatiemomenten en rapportages over uitzonderingstrends—maken preventie bestuurbaar en controleerbaar. In internationale groepen is het daarnaast essentieel dat preventieve kaders ook gelden voor joint ventures, dochtermaatschappijen en gedeelde diensten, met expliciete afspraken over minimumnormen, lokale varianten en fasepoorten bij strategische veranderingen zoals ERP-implementaties, cloudmigraties en reorganisaties.
De advocaat draagt bij door risicobereidheid en tolerantie te vertalen naar juridisch houdbare beleidskaders, mandaten en besluitlijnen, waarbij ook aansprakelijkheids- en toezichtsvraagstukken worden geadresseerd. Voor bestuurders en commissarissen is het van belang dat governance-documentatie, besluitvorming en monitoring aantoonbaar aansluiten op de aard, omvang en complexiteit van de organisatie, mede in het licht van mogelijke bestuursrechtelijke, civielrechtelijke en strafrechtelijke blootstelling. In situaties waarin sanctierisico’s of exportcontrolemaatregelen relevant zijn, ondersteunt de advocaat bij het inbedden van escalatie- en blokkeringsmechanismen in commerciële besluitvorming en betalingsprocessen, zodat de organisatie niet afhankelijk is van ad-hoc interpretaties onder tijdsdruk. Tegelijkertijd vereist een effectief preventiestelsel dat het uitvoerbaar blijft; de juridische inbedding moet daarom steeds in balans worden gebracht met operationele uitmuntendheid en de praktische realiteit van internationale ketens.
Frauderisicoanalyse als fundament voor preventie
Preventie is slechts zo sterk als de onderliggende frauderisicoanalyse: zonder scherp beeld van scenario’s, drijvers en kwetsbaarheden ontstaat schijnzekerheid. Een periodieke, minimaal jaarlijkse analyse dient scenario-gedreven te zijn en uitgesplitst naar proces, regio, productlijn en transactietype, met expliciete aandacht voor collusie, managementoverride en fraude door derden. Relevante bronnen omvatten incidentgegevens, bijna-incidenten, auditbevindingen, trends uit meldkanalen, tekortschietende beheersmaatregelen, alsook externe typologieën en sectorale signalen. De analyse dient risico’s te koppelen aan concrete fraudepatronen—zoals spookleveranciers, kickbacks, omzetmanipulatie, declaratiefraude, payrollfraude en onrechtmatige terugbetalingen—en onderscheid te maken tussen inherente en residuele risico’s, bij voorkeur met kwantificering van impact en waarschijnlijkheid waar data dit toelaat.
Een volwassen analyse brengt tekortkomingen in beheersmaatregelen en IT-kwetsbaarheden expliciet in kaart, waaronder toegangsrechten, configuraties van ERP-workflows, logging, wijzigingsbeheer en stamgegevensprocessen. Preventieve maatregelen worden vervolgens geprioriteerd op materialiteit, uitvoerbaarheid en synergie met bestaande beheersmaatregelen; de uitkomst is een verbeterplan met duidelijke eigenaren, deadlines en acceptatiecriteria, inclusief tussentijdse herijking bij triggers zoals acquisities, nieuwe markten, nieuwe betaalstromen of fraudesignalen. Deze benadering maakt preventie aantoonbaar: niet alleen “beleid bestaat”, maar ook “risico’s zijn geïdentificeerd, maatregelen zijn ontworpen, hiaten zijn geadresseerd, en de werking wordt getoetst”.
De advocaat heeft binnen dit fundament een dubbele rol. Enerzijds wordt ondersteuning geboden bij het juridisch duiden van risicoscenario’s, bijvoorbeeld waar de grens loopt tussen contractuele niet-naleving, governancefalen en mogelijk verwijtbaar handelen, en welke bewijsstandaarden in een later stadium relevant kunnen zijn. Anderzijds wordt de analyse gebruikt om preventie juridisch te verankeren in beleid, contractstandaarden, derde-partij-kaders en besluitvorming, zodanig dat de organisatie consistent kan aantonen dat risicogebaseerd is gehandeld. In gevoelige contexten—zoals integratie na een acquisitie of expansie naar hoogrisicojurisdicties—ondersteunt de advocaat bij het inrichten van fasepoorten en stop/go-criteria die zowel operationeel werkbaar als juridisch verdedigbaar zijn, en die de organisatie beschermen tegen verwijten van onvoldoende zorgvuldigheid.
Integriteitscultuur en toon aan de top
Preventie vraagt om een integriteitscultuur waarin normstelling niet vrijblijvend is, maar wordt doorvertaald naar concreet gedrag, besluitvorming en consequent handhaven. Een gedragscode, dilemmatraining en praktijkvoorbeelden maken duidelijk “hoe goed handelen eruitziet” in relevante situaties, zoals druk om targets te halen, verzoeken om uitzonderingen, of ondoorzichtige handelsagentconstructies. Leiderschap dient niet alleen te communiceren, maar zichtbaar te handelen: misstanden sanctioneren, correct gedrag belonen, en perverse prikkels—zoals “targets tegen elke prijs”—actief mitigeren door prestatiedruk te balanceren met compliance- en beheersverwachtingen. Meldveiligheid is daarbij essentieel: medewerkers moeten vragen kunnen stellen, fouten kunnen melden en signalen kunnen delen zonder repercussies, terwijl meldingen discreet en zorgvuldig worden opgevolgd.
Subculturen in verkoop, inkoop en projectteams vereisen gerichte aandacht, omdat juist daar de combinatie van commerciële druk, externe interacties en contractuele complexiteit frauderisico’s kan verhogen. Periodieke cultuurdiagnostiek—enquêtes, focusgroepen, exitgesprekken—helpt blinde vlekken bloot te leggen en biedt een basis voor interventies die verder gaan dan communicatiecampagnes. Integriteit dient onderdeel te zijn van onboarding en managementtraining, inclusief scenario’s en rode vlaggen die aansluiten op de dagelijkse realiteit. Consequent handhaven is daarbij niet optioneel: voorspelbare en proportionele maatregelen, ongeacht senioriteit, vormen een kerncomponent van preventie, omdat inconsistentie direct leidt tot rationalisatie en normalisering van uitzonderingen.
De advocaat ondersteunt bij het ontwerpen van een cultuur- en handhavingsmodel dat juridisch zorgvuldig is en tegelijkertijd effectief. Dit omvat onder meer het inrichten van meldkanalen, het opstellen van heldere onderzoeks- en escalatieprotocollen, en het borgen van vertrouwelijkheid, proportionaliteit en zorgvuldige dossiervorming—met bijzondere aandacht voor grensoverschrijdende aspecten zoals gegevensdoorgifte, arbeidsrechtelijke randvoorwaarden en privacyvereisten, inclusief het voorkomen van niet-naleving van de GDPR bij onderzoekshandelingen. In dossiers waarin een cliënt wordt beschuldigd, is consistentie in cultuurmaatregelen en handhaving vaak doorslaggevend voor de beoordeling van “adequate procedures” en de geloofwaardigheid van governance. In dossiers waarin een cliënt benadeeld is, vormt een volwassen meld- en cultuurkader vaak het verschil tussen vroegtijdige onderschepping en langdurige schade-escalatie.
Beleid, standaarden en procedurele discipline
Een geïntegreerde set van beleid en standaarden operationaliseert preventie door verwachtingen te codificeren in uitvoerbare regels. Dit omvat onder meer een fraudebeleid, anti-omkopingsbeleid, een kader voor geschenken en gastvrijheid, een regeling voor belangenconflicten en een inkoopbeleid, met heldere definities die interpretatieverschillen beperken. Minimumnormen voor kernprocessen—zoals “geen inkooporder, geen betaling”, driehoekscontrole (driewegmatch) en dubbele goedkeuring—dienen ondubbelzinnig te zijn, terwijl risicogebaseerde segmentatie ruimte biedt voor hogere drempels in hoogrisicolanden, bij hoogrisicoleveranciers of bij uitzonderlijke transacties. Verplichtingen rond rode vlaggen maken escalatie concreet: wanneer escalatie vereist is, hoe de onderbouwing wordt gedocumenteerd, en wie bevoegd is om te beslissen. Cruciaal is dat procedures zo veel mogelijk in systemen worden verankerd—bijvoorbeeld via ERP-workflows—zodat preventie minder afhankelijk is van “papieren beheersmaatregelen” en individuele discipline onder tijdsdruk.
Beleidsbeheer vereist versiebeheer, periodieke herziening en traceerbare goedkeuringen, aangevuld met attestaties en beleidsbevestigingen die niet slechts administratief zijn, maar worden voorzien van opvolging op uitzonderingen en niet-voltooiing. Standaardisatie van sjablonen—contractclausules, due-diligencechecks, onboardingformulieren—reduceert variatie en verkleint de ruimte voor “informele deals” of ongeautoriseerde afwijkingen. Heldere, toegankelijke taal kan bijdragen aan uitvoerbaarheid, mits juridische precisie behouden blijft; beleid dat niet begrepen wordt, is in de praktijk zelden effectief. Procedurele discipline wordt versterkt door expliciete koppeling aan training, eigenaarschap in de lijn en prestatiemechanismen, zodat naleving niet wordt gezien als een compliance-bijlage, maar als onderdeel van professioneel handelen.
De advocaat speelt een centrale rol bij het juridisch robuust formuleren van beleid en contractstandaarden, en bij het afstemmen daarvan op internationale normenkaders, sectorale vereisten en lokale arbeidsrechtelijke realiteiten. In derde-partij- en ketencontexten is contractering vaak het primaire preventieve instrument: auditrechten, complianceclausules, transparantie over subagenten, betalingsrestricties en beëindiging wegens toerekenbare tekortkoming dienen zorgvuldig te worden ontworpen om zowel afdwingbaar als praktisch toepasbaar te zijn. In situaties waarin een cliënt benadeeld is, bieden goed ontworpen beleid en contractstandaarden een stevige basis voor aansprakelijkstelling en regres, terwijl bij beschuldigingen een consistent, gedocumenteerd en actueel beleidskader bijdraagt aan het aantonen van adequate preventieve maatregelen. Daarmee wordt preventie niet alleen een interne beheersdiscipline, maar tevens een juridisch verdedigbare verdedigingslinie die reputatie, bedrijfscontinuïteit en bestuurlijke positie ondersteunt.
Organisatorisch ontwerp: functiescheiding, mandaten en besluitvorming
Een preventiepijler die uitsluitend steunt op beleid, maar onvoldoende is vertaald naar het organisatorisch ontwerp, blijft kwetsbaar voor zowel gelegenheidsfraude als doelgerichte manipulatie. Functiescheiding is daarom een kernprincipe: het initiëren, autoriseren, uitvoeren, registreren en reconciliëren van transacties moet zó zijn verdeeld dat één persoon of één team niet in staat is een volledige fraudeketen te beheersen zonder onafhankelijke tegenkracht. In de praktijk betekent dit dat rollen, verantwoordelijkheden en processtappen expliciet worden ontworpen, in plaats van impliciet te zijn gegroeid. Bij processen met verhoogd collusierisico—zoals aanbestedingen, contractwijzigingen, claimafhandeling en uitzonderlijke commerciële deals—verdient een “vier-ogen” of “zes-ogen” inrichting de voorkeur, met duidelijke criteria voor wanneer extra review verplicht is en hoe die review aantoonbaar wordt vastgelegd.
Mandaten en een Bevoegdhedenmatrix (Delegation of Authority, DoA) vragen om meer dan limieten in een document; zij vergen “delegatiehygiëne” die aansluit op entiteitsstructuur, risicoprofiel, senioriteit en transactiecategorie. Autorisatielimieten moeten differentiëren naar de aard van de transactie (bijvoorbeeld refunds, creditnota’s, prijscondities, leveranciers-onboarding, betalingen), naar jurisdictionele risico’s en naar uitzonderingsgevoeligheid. Daarnaast is het noodzakelijk te voorkomen dat tijdelijke vervanging—bij ziekte, vakantie of herstructurering—leidt tot onbedoelde cumulatie van rechten, waardoor functiescheiding feitelijk verdwijnt. Heldere RACI-matrices voor kritieke processen, zoals leveranciers-onboarding, stamgegevensbeheer, rebates en kredietlimieten, beperken interpretatieruimte en versterken de voorspelbaarheid van besluitvorming, juist ook in situaties waarin snelheid en commerciële druk de neiging vergroten om “even pragmatisch” te handelen.
De advocaat ondersteunt bij het juridisch vormgeven en operationaliseren van functiescheiding en mandaten, met bijzondere aandacht voor aansprakelijkheids- en governance-implicaties voor bestuurders en commissarissen. In omgevingen waarin een cliënt wordt beschuldigd, kan het ontbreken van aantoonbare mandaatdiscipline en onafhankelijke review bij uitzonderingen en overrides de indruk wekken van structurele tekortkomingen in control governance; zorgvuldig vastgelegde DoA-structuren, uitzonderingscriteria en audit trails zijn dan essentieel om de preventieve opzet en werking te onderbouwen. In situaties waarin een cliënt benadeeld is, vormt een goed ontworpen organisatorisch model vaak de basis voor het identificeren van control failures, het afbakenen van verantwoordelijkheden en het verhalen van schade, inclusief regres op derden. De advocaat draagt bovendien bij aan de inrichting van formele besluitvorming in risicovolle dossiers—zoals distributeursmodellen, hoogrisico-agenten en sanctiegevoelige transacties—via go/no-go-besluitpoorten die zowel operationeel werkbaar als juridisch verdedigbaar zijn.
Preventieve interne beheersmaatregelen in kernprocessen
Preventieve interne beheersmaatregelen in kernprocessen vormen de praktische vertaling van de frauderisicobereidheid naar dagelijkse transacties. Robuuste leveranciers-onboarding is daarbij een primaire verdedigingslinie: verificatie van identiteit, bankrekening, adressen en, waar relevant, UBO-informatie, aangevuld met screening op reputatie- en sanctierisico’s, verkleint het risico op spookleveranciers en betalingsfraude. In procure-to-pay-processen zijn “geen inkooporder, geen betaling” en een strikte driewegmatch (PO–GR–factuur) vaak onmisbaar, mits uitzonderingen uitsluitend mogelijk zijn via gedocumenteerde goedkeuringen met een duidelijke onderbouwing. Evenzeer zijn contract-naar-factuur-validaties en automatische tolerantiecontroles relevant voor het beheersen van prijs- en kortingsafspraken, juist omdat in omgevingen met margedruk of targetsturing ongeautoriseerde variaties en nevenafspraken kunnen ontstaan.
In order-to-cash-processen ligt de nadruk op het voorkomen van omzetmanipulatie, onrechtmatige creditnota’s en ongeautoriseerde refunds. Dubbele goedkeuring voor creditnota’s en refunds, onafhankelijke reconciliatie tegen retouren en heldere governance rond uitzonderlijke prijscondities beperken het risico op collusie tussen sales en finance. Declaratiebeheer vraagt om vooraf gedefinieerde categorieën, limieten, bonverplichtingen en risicogebaseerde steekproefreviews; loon- en salariscontroles vereisen onafhankelijke HR-validatie bij wijzigingen in IBAN, stamgegevens en contracturen. Voor voorraad en projecten gelden eigen preventieve ankers: cycle counts, afwijkingsanalyses, gecontroleerde magazijntoegang met logging, en onafhankelijke contract- en commerciële reviews bij change orders, milestone-billing en claims. Treasury-controls—zoals dubbele autorisatie, scheiding tussen deal-registratie en afwikkeling, en dagelijkse bankreconciliatie—blijven cruciaal vanwege de directe financiële impact en de aantrekkelijkheid voor externe en interne fraudeurs.
De advocaat draagt bij door het control-landschap te toetsen aan relevante normenkaders en door de bewijsbaarheid van control-opzet en -werking te borgen. In sectoren met streng toezicht of internationale exposure, waaronder sanctieregimes en export controls, vereist preventie dat transacties niet alleen financieel correct zijn, maar ook juridisch toelaatbaar; blokkades op betalingen naar niet-geverifieerde rekeningen of naar risicovolle jurisdicties moeten contractueel en procedureel zijn ingebed. In dossiers waarin beschuldigingen spelen, is de vraag zelden of beheersmaatregelen “bestaan”, maar of zij proportioneel, consistent en aantoonbaar zijn toegepast—met traceerbare goedkeuringen, uitzonderingenregisters en reproduceerbare reconciliaties. In dossiers waarin een cliënt benadeeld is, ondersteunt de advocaat bij het veiligstellen en structureren van control evidence, zodat zowel interne besluitvorming als externe afwikkeling (claims, terugvordering, beëindiging van contracten) op een solide feitelijke en juridische basis kan plaatsvinden.
IT-preventie: identiteits- en toegangsbeheer en veilige configuratie
Digitale transformatie en systeemintegratie hebben fraudeprofielen wezenlijk veranderd: manipulatie kan plaatsvinden via toegangsrechten, configuraties en datastromen, zonder dat traditionele business controls dit tijdig onderkennen. Identiteits- en toegangsbeheer (IAM) is daarom een onmisbare preventieve pijler binnen de preventiepijler: least privilege (minimale bevoegdheden), rolgebaseerde toegang en sterke authenticatie (MFA) vormen het minimum, zeker voor bevoorrechte accounts en externe toegang tot cloudconsoles, ERP-omgevingen en betalingsplatformen. Een strikt instroom-doorstroom-uitstroomproces (joiner-mover-leaver) is essentieel om rechten tijdig toe te kennen en—vooral—tijdig in te trekken; achterblijvende accounts en gedeelde inloggegevens blijven een klassieke bron van misbruik en onverklaarbare transacties. Periodieke toegangsreviews (hercertificering) moeten worden uitgevoerd met aantoonbaar bewijs, ondersteund door automatische herinneringen en technische blokkades bij non-respons, zodat hercertificering niet verwordt tot een formaliteit zonder effect.
Privileged access management (PAM) versterkt preventie door sessie-logging, just-in-time-toegang en break-glass-procedures te combineren met onafhankelijke monitoring. Daarnaast is veilige configuratie van ERP- en financiële systemen bepalend: toleranties, goedkeuringen, audit logs, change control en monitoring op massale wijzigingen of administratieve activiteiten buiten kantooruren moeten zó zijn ingericht dat configuratiemanipulatie niet onopgemerkt blijft. Preventie vereist eveneens het beperken van shadow IT en ongeautoriseerde tooling die betalingsbestanden, stamdata of klantinformatie kan manipuleren; datavalidatie en invoercontroles in kritieke workflows—zoals bankrekeningwijzigingen, leveranciersstamgegevens en prijsstelling—zijn vaak effectiever dan achteraf “corrigeren”. Aansluiting op cybersecurity-baselines (patching, endpoint protection, secure SDLC) past bij de realiteit waarin financiële fraude, business email compromise en account takeover steeds vaker samenkomen.
De advocaat ondersteunt bij het verbinden van IT-preventie aan compliance-, privacy- en governance-eisen, met bijzondere aandacht voor aantoonbaarheid en proportionele inrichting. In internationale omgevingen is het cruciaal dat access governance en logging niet versnipperen over entiteiten en tooling, omdat juist multi-entity-structuren ruimte kunnen creëren voor “control arbitrage”. In onderzoeken of bij beschuldigingen is toegang- en configuratie-evidence vaak doorslaggevend: audit logs, provisioning records, PAM-sessielogs en change tickets bepalen in hoge mate of kan worden aangetoond dat ongeautoriseerde wijzigingen onwaarschijnlijk of juist plausibel zijn. Tegelijkertijd vereisen logging en monitoring een zorgvuldige inrichting om non-compliance met de GDPR en lokale arbeidsrechtelijke randvoorwaarden te voorkomen, onder meer waar personeelsmonitoring of grensoverschrijdende data-overdracht aan de orde is. De advocaat borgt dat de preventieve IT-inrichting niet alleen technisch adequaat is, maar ook juridisch houdbaar en verdedigbaar in externe verantwoording.
Datagovernance, stamgegevensbeheer en documentintegriteit
Stamgegevens zijn voor fraudeurs vaak aantrekkelijker dan individuele transacties, omdat een gemanipuleerd leveranciers-, klant- of bankrekeningrecord een reeks “legitiem ogende” betalingen kan faciliteren. Datagovernance vereist daarom het aanwijzen van gezaghebbende bronbestanden (golden sources) voor kritieke datasets—leveranciers, klanten, bankrekeningen, prijscondities, contractreferenties—en het centraal beheersen van wijzigingen via data owners en data stewards met expliciete verantwoordelijkheden. Kwaliteitsregels moeten zijn ingebouwd: verplichte velden, validatie op IBAN/BIC, adresverificatie, detectie van doublures en controles op ongebruikelijke combinaties (bijvoorbeeld een bankrekening in een ander land dan de geregistreerde leverancierslocatie). Vier-ogencontrole bij aanmaak en wijziging van stamgegevens, gecombineerd met auditeerbare logging, beperkt de kans dat één actor een fraudeketen kan opzetten zonder detecteerbaar spoor.
Documentintegriteit is een parallelle eis: versiebeheer, elektronische ondertekening waar passend en bescherming tegen backdating of manipulatie versterken de bewijspositie en beperken ruimte voor “achteraf gladstrijken”. Het beperken van handmatige journaalposten—met verplicht onderliggend bewijs en goedkeuring voor materiële boekingen—reduceert het risico op resultaatsturing en frauduleuze verslaglegging, zeker in periodes van kwartaal- of jaarafsluitdruk. Retentie- en archiveringsregels moeten forensische reconstructie mogelijk maken: audit trails, metadata en consistente dossiervorming zijn daarbij essentieel, niet alleen voor interne beheersing, maar ook voor externe verantwoording. Bescherming tegen ongeautoriseerde export van kritieke datasets (DLP) is relevant bij betalingsbestanden en klantpersoonsgegevens, omdat data-exfiltratie zowel fraude faciliteert als direct reputatie- en compliance-risico’s creëert.
De advocaat ondersteunt bij het juridisch inbedden van datagovernance en documentintegriteit, met nadruk op bewijsstandaarden, contractuele verplichtingen en privacy- en archiveringskaders. In derde-partijrelaties is het van belang dat afspraken bestaan over datakwaliteit, wijzigingsprocedures, auditability (controleerbaarheid) en toegang tot audit trails, zodat de organisatie niet afhankelijk wordt van onvolledige of niet-reproduceerbare informatie. In situaties waarin een cliënt wordt beschuldigd, is de consistentie van documentbeheer en stamgegevensgovernance vaak een kritieke factor in de beoordeling van de betrouwbaarheid van processen en financiële informatie; gebrekkige audit trails of ongecontroleerde stamgegevenswijzigingen kunnen de verdedigbaarheid aanzienlijk verzwakken. In situaties waarin een cliënt benadeeld is, vormt een goed ingericht data- en documentkader juist de basis voor snelle triage, schadeafbakening en effectieve communicatie met auditors, toezichthouders en, waar relevant, opsporingsinstanties. De advocaat draagt bij aan een inrichting waarin bewijs niet “toevallig beschikbaar” is, maar structureel wordt gecreëerd als onderdeel van preventie-by-design.
Derde partijen en ketenrisico: due diligence, contractering en toezicht
Derde partijen—agenten, distributeurs, consultants, leveranciers en onderaannemers—vergroten het frauderisico doordat transacties, beïnvloeding en informatie-asymmetrie buiten de directe organisatiegrenzen plaatsvinden. Een volwassen preventie-aanpak segmenteert derde partijen op risico en past due diligence proportioneel toe, met verificatie van identiteit, uiteindelijk belanghebbenden (UBO), reputatie en rode vlaggen zoals ongebruikelijke vergoedingsstructuren, offshore-entiteiten of onverklaarbare tussenpersonen. Contractering is vervolgens het preventieve anker: auditrechten, complianceclausules, anti-fraude/anti-omkopingsbepalingen, transparantie over subagenten en beëindiging wegens toerekenbare tekortkoming moeten zó zijn geformuleerd dat handhaving haalbaar is en escalatie niet wordt geblokkeerd door contractuele lacunes. Betalingsvoorwaarden moeten preventief zijn: betalingen uitsluitend naar geverifieerde rekeningen, geen contanten, geen derdenrekeningconstructies, en een strakke governance rond wijzigingen van begunstigdengegevens.
Toezicht eindigt niet bij onboarding; periodieke herbeoordeling (renewal due diligence) en event-based checks bij signalen of incidenten zijn noodzakelijk om risicoverschuiving tijdig te onderkennen. Monitoring van facturatiepatronen—ronde bedragen, opgesplitste facturen, afwijkende timing, herhaalde “urgente” betalingen—maakt onderdeel uit van preventie, omdat dit gedrag vaak voorafgaat aan grotere incidenten. Eigenaarschap moet bij business sponsors liggen, met verplichte attestatie dat de derde partij “fit for purpose” blijft, zodat verantwoordelijkheid niet diffuus wordt tussen inkoop, compliance en de business. Exitstrategieën behoren tot preventie: gecontroleerde offboarding, intrekken van toegang, eindafstemmingen en het borgen van lessons learned voorkomen dat relatiebeëindiging juist nieuwe kwetsbaarheden creëert.
De advocaat ondersteunt bij het ontwerpen van third-party governance die zowel juridisch afdwingbaar als operationeel uitvoerbaar is, met bijzondere aandacht voor internationale context. In sanctie- en export control-gevoelige ketens is de contractuele en procedurele borging van screening, stop/go-besluitvorming, controleerbaarheid en incidentmelding cruciaal, mede vanwege de mogelijke impact op vergunningen, handelsrelaties en financiering. In situaties waarin een cliënt wordt beschuldigd, is aantoonbare third-party due diligence en contractuele borging vaak bepalend voor de beoordeling of de organisatie redelijkerwijs passende maatregelen heeft getroffen; onvolledige due diligence of niet-afdwingbare clausules kunnen de reputatieschade en exposure bij toezichthouders aanzienlijk vergroten. In situaties waarin een cliënt benadeeld is, zijn contractuele auditrechten, informatieplichten en beëindigingsmechanismen vaak de sleutel om feiten te verkrijgen, schade te beperken en regres te realiseren. De advocaat borgt dat het derde-partijkader niet alleen “op papier” correct is, maar ook in bewijs en governance standhoudt wanneer het daadwerkelijk wordt beproefd.
