Het beheer van risico’s in verband met derden is een integraal onderdeel van het domein Strategie, Risico’s en Compliance (SRC) en speelt een cruciale rol in het bredere kader van risicomanagement binnen de fraude-preventie. In een wereld waar organisaties steeds meer afhankelijk zijn van externe partners zoals leveranciers, dienstverleners, distributeurs, adviseurs en andere zakelijke partners, is het beheer van risico’s die met deze relaties gepaard gaan van essentieel belang. Derden hebben mogelijk directe of indirecte toegang tot vertrouwelijke informatie, middelen, systemen of bedrijfsprocessen, waardoor ze potentiële bronnen kunnen zijn voor fraude, corruptie of andere misstanden. Door het implementeren van een gestructureerd kader voor het beheer van derdenrisico’s kunnen organisaties deze risico’s in een vroeg stadium identificeren, evalueren en beheersen. Dit proces vereist uitgebreide due diligence, voortdurende monitoring en de invoering van afdwingbare contractuele verplichtingen die voldoen aan de geldende wetgeving. Het belang van een gedisciplineerde aanpak wordt nog groter wanneer organisaties of hun leidinggevenden betrokken raken bij ernstige beschuldigingen zoals valse financiële verslaglegging, fraude, omkoping, witwassen van geld, corruptie of schendingen van internationale sancties. Dergelijke incidenten onderbreken niet alleen de bedrijfsvoering, maar ondermijnen ook het publieke vertrouwen, de markpositie en de juridische positie van de organisatie.
Financieel Mismanagement
In de context van het beheer van derdenrisico’s vormt gebrekkig financieel beheer een aanzienlijk risico, vooral wanneer externe actoren toegang hebben tot financiële systemen, balansen of betalingsstromen. Gebrekkig financieel beheer kan zich manifesteren in de vorm van frauduleuze verklaringen, onregelmatigheden in contractuele overeenkomsten of onvoldoende toezicht op prestaties. Een grondige due diligence vóór het aangaan van een zakelijke relatie kan verborgen zwakheden aan het licht brengen. Deze due diligence omvat onder andere de analyse van de financiële gezondheid van de derde partij, het controleren van jaarrekeningen, het evalueren van eerdere audits en het onderzoeken van de governance-structuur. Bovendien dienen organisaties duidelijke contractuele bepalingen op te nemen over het beheer van financiële middelen, inclusief verplichtingen voor transparantie in de communicatie van informatie en regelmatig toezicht. Het invoeren van escalatieprocedures voor het geval van discrepanties helpt bij het beheersen van gebrekkig financieel beheer door derden.
Fraude
Derden vormen een veelvoorkomende bron van frauduleuze activiteiten, zoals het uitgeven van vervalste facturen, het leveren van defecte producten of het creëren van fictieve structuren met interne medewerkers. Daarom vereist het effectieve beheer van derdenrisico’s een combinatie van technologische hulpmiddelen, menselijke vaardigheden en gestructureerde processen voor het opsporen en voorkomen van fraudemeldingen. Essentiële elementen van deze aanpak omvatten het uitvoeren van frauderisico-evaluaties voordat nieuwe zakelijke relaties worden aangegaan, het regelmatig evalueren van bestaande relaties en het implementeren van interne controlemechanismen voor het monitoren van transacties met externe partijen. Het is ook belangrijk om gedragsrichtlijnen op te stellen, meldingssystemen in te voeren en sancties vast te leggen in de contractuele documenten. Het creëren van een alarmsysteem dat toegankelijk is voor derden versterkt de bereidheid om melding te maken en vergroot de kans om fraude snel te detecteren.
Omkoping
Omkoping door derden is een bijzonder complex en risicovol fenomeen, vooral wanneer tussenpersonen namens een organisatie contact hebben met publieke of private entiteiten. Derden kunnen opzettelijk als kanalen voor omkopingsgelden of onwettige voordelen worden ingezet. Daarom is het noodzakelijk om duidelijke grenzen vast te stellen in het beleid voor risicomanagement met betrekking tot de rol en bevoegdheden van externe vertegenwoordigers. Dit omvat de verplichting om anti-omkopingsclausules in contracten op te nemen, risicobeoordelingen voor tussenpersonen uit te voeren en transparantieverplichtingen te definiëren met betrekking tot betalingen, geschenken, reizen en gastvrijheid. Organisaties dienen de naleving van de geldende anti-omkopingswetgeving, zoals vastgelegd in nationale wetgevingen en internationale verdragen zoals de UK Bribery Act of de FCPA van de VS, voortdurend te monitoren. Elke schending kan niet alleen juridische gevolgen hebben, maar ook het vertrouwen op de markt en de geloofwaardigheid van de organisatie ondermijnen.
Witwassen van Geld
Het risico van witwassen van geld door derden komt vaak voor in grensoverschrijdende transacties, bij relaties met offshore-eenheden of bij het gebruik van complexe eigendomsstructuren. Het beheer van derdenrisico’s vereist hier een robuuste aanpak, waarbij maatregelen ter bestrijding van witwassen worden afgestemd op het profiel en de geografische aanwezigheid van de externe actor. Het uitvoeren van klantdue-diligence (CDD), inclusief de identificatie van de uiteindelijke begunstigde (UBO), is cruciaal om het risico van onbedoelde betrokkenheid bij witwasactiviteiten te verminderen. Daarnaast is het belangrijk om transactiepatronen te analyseren om ongewone kenmerken, zoals omgeleide betaalkanalen, hoge contante stortingen of het fragmenteren van bedragen om ontdekking te voorkomen, te identificeren. Contractueel dienen derden verplicht te worden om correcte administratie bij te houden en verdachte activiteiten onverwijld te melden. Het wordt ook aanbevolen om de toegang tot financiële systemen te beperken en automatische alarmen in te stellen voor transacties die afwijken van het gebruikelijke gedragspatroon.
Corruptie
Corruptie kan door derden plaatsvinden in de vorm van belangenverstrengeling, vriendjespolitiek of het toewijzen van contracten via intransparante processen. Het beheer van derdenrisico’s speelt hier een preventieve en controlerende rol door de integriteit en governance-structuur van de derde partij zorgvuldig te onderzoeken voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan. Dit onderzoek richt zich op eigendomsstructuren, eerdere sancties, betrokkenheid bij betwiste transacties en de publieke reputatie van het bedrijf. Het vaststellen van gedragscodes voor externe partners en het verplichten van trainingen over integriteit en jaarlijkse bevestigingen van compliance bevordert een cultuur van ethische bedrijfspraktijken. Bovendien helpt het documenteren van besluitvormingsprocessen en het uitsluiten van exclusieve contracten zonder voorafgaande beoordeling om het corruptierisico te verminderen. Wanneer incidenten zich voordoen, is het essentieel om onmiddellijk met de ondersteuning van juridische en financiële experts in te grijpen.
Schendingen van Internationale Sancties
Internationale sanctieregels vereisen dat organisaties derden die actief zijn op het gebied van import, export, financiering of dienstverlening in risicogebieden met bijzondere zorg monitoren. Een schending van sanctiewetgeving door een derde partij kan ernstige gevolgen hebben voor de organisatie die met hem samenwerkt, zelfs als de schending zonder haar weten plaatsvond. Daarom vereist het beheer van derdenrisico’s een sanctiebeleid dat niet alleen gericht is op interne compliance, maar ook op het gedrag van alle zakenpartners. Dit beleid omvat het controleren van derden op basis van internationale sanctielijsten (zoals die van de OFAC, de EU of de VN), het regelmatig herbeoordelen van zakelijke relaties en de verplichting om de naleving van de sanctiewetgeving te verklaren. Betalingen moeten ook regelmatig worden gecontroleerd en automatisch worden vergeleken met actuele zwarte lijsten. Als een derde partij met een gesanctioneerde entiteit is verbonden, moet de samenwerking onmiddellijk worden opgeschort en moeten de bevoegde autoriteiten worden ingelicht. Dit soort controle en monitoring is de enige manier om ervoor te zorgen dat een organisatie niet onbedoeld betrokken raakt bij schendingen van sancties, wat aanzienlijke juridische en financiële gevolgen kan hebben.
