Redundantie- en herstructureringsprocessen behoren tot de ingrijpendste maatregelen binnen crisis- en reputatiemanagement. Wanneer een organisatie – nationaal of internationaal, beursgenoteerd of niet – wordt geconfronteerd met aantijgingen van financieel wanbeheer, fraude, omkoping, witwassen, corruptie of schendingen van sanctiewetgeving, is vaak een fundamentele herziening van de organisatiestructuur en personeelsomvang vereist om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen en de financiële stabiliteit te herstellen. In Nederland brengt dit complexe juridische kaders met zich mee, zoals het advies- en instemmingsrecht van de ondernemingsraad (ex art. 25 en 27 WOR), de meldplicht bij collectief ontslag (Wet melding collectief ontslag), en de vereisten rondom redelijke grondslagen voor ontslag (Wet werk en zekerheid – WWZ). Een gebrekkige of inconsistente communicatie in deze gevoelige fase kan leiden tot verstoorde arbeidsverhoudingen, onnodige juridische procedures, verlies van toptalent en blijvende reputatieschade.
Financieel mismanagement
In het geval van bevestigd financieel mismanagement is het vaak onvermijdelijk om de operationele kosten drastisch te verlagen. De eerste stap is het opstellen van een “Herstructurerings- en Sociaal Plan”, waarin de noodzaak voor de financiële sanering wordt gerechtvaardigd, de beoogde besparingen worden beschreven en de gevolgen voor het personeel worden toegelicht. Communicatieadviseurs raden aan, parallel aan de overlegging met de ondernemingsraad (OR), een intern communicatieplan te ontwikkelen: kernboodschappen voor de directie, gedetailleerde veelgestelde vragen (FAQ), duidelijke infographics en interactieve sessies tijdens een personeelsbijeenkomst. Het is van cruciaal belang om een transparante verbinding te leggen tussen de herstructureringsmaatregelen en de impact op het personeel per functie of afdeling, zodat medewerkers begrijpen hoe en waarom bepaalde posities worden geschrapt. Verantwoordelijken worden getraind om gedegen exitgesprekken te voeren, die worden begeleid door HR-afdelingen en juridische adviseurs om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en om de menselijke schade zoveel mogelijk te beperken. Een goed gedocumenteerde communicatie- en besluitvormingsstrategie versterkt niet alleen de juridische geldigheid, maar dient ook als bewijs voor belanghebbenden en toezichthouders.
Fraude
Bij interne of externe fraude zijn herstructureringen vaak verbonden met een versterkte scheiding van controle- en operationele functies. De communicatie begint met een gezamenlijk compliance-standpunt, juridische aspecten en personeelsmiddelen die de aard van de fraude, de omvang van het gerechtelijk onderzoek en de impact op de bedrijfsfuncties uitleggen. De crisismanagementleden informeren vervolgens de ondernemingsraad en vakbonden via een aangepast organisatieplan, waarin een snellere detectie van fraudemutaties mogelijk wordt gemaakt en enkele functies worden herschikt of samengevoegd. Een “Integriteits-Re-integratieprogramma” is essentieel: medewerkers van getroffen afdelingen krijgen prioriteit voor interne herscholing of opleiding, ondersteund door een implementatieprogramma voor diegenen die niet kunnen worden behouden. De communicatie, die van e-mailupdates tot individuele sessies gaat, benadrukt dat de herstructurering deel uitmaakt van een bredere “Zero-Tolerance Policy” en dat het bedrijf investeert in nieuwe governance- en controle standaarden.
Omkoping
Wanneer omkoping in het spel is, trekken bedrijven vaak zich terug om een onafhankelijk onderzoek mogelijk te maken, gevolgd door herstructureringen in de afdelingen verkoop, inkoop en compliance. De communicatieve uitdaging bestaat uit de dubbele taak: naar buiten toe moeten de markt en belangrijke klanten worden geïnformeerd over een versterkte verantwoordelijkheidshierarchie; intern moeten de getroffen medewerkers duidelijk en consistent worden geïnformeerd over wijzigingen in de functies, tijdelijke schorsingen en mogelijke ontslagprocedures. Het is essentieel om een “Governance Herstelplan” te ontwikkelen, waarin de herstructurering van relaties met agenten, leveranciers en klanten wordt uiteengezet, evenals de schrapping van posities en de uitbreiding van compliance-rollen. De informatiesessies, gecombineerd met individuele gesprekken en vertrouwenspersonen, waarborgen psychologische veiligheid, terwijl verplichte anti-corruptie cursussen en coaching ervoor zorgen dat de nieuwe structuur niet alleen op papier zichtbaar is, maar ook in het gedrag.
Witwassen van geld
In gevallen van witwasbeschuldigingen heeft de herstructurering vaak betrekking op teams in de backoffice, transactieanalyse en compliance-functies. De communicatie begint met een volledige risicoanalyse en impactstudie, gevolgd door een dialoog met de ondernemingsraad over de herstructurering van de AML-processen (anti-witwas) en een nieuw personeelsmodel op risicobasis. In een “AML Arbeidskracht Overgangsplan” wordt beschreven welke sleutelposities behouden blijven, welke omscholingsmogelijkheden er binnen risico- en compliance-afdelingen zijn en welke nieuwe functies vereist zijn (zoals data-analisten en financiële onderzoekers). Tegelijkertijd bieden de HR-afdelingen omscholingsprogramma’s en tijdelijke financiële ondersteuning voor medewerkers die naar andere afdelingen worden overgeplaatst. Via video’s, intranetpagina’s en workshops leggen de verantwoordelijke compliance- en AML-managers uit hoe de nieuwe functieomschrijvingen bijdragen aan het bevorderen van een AML-cultuur, zodat medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor de nieuwe richting.
Corruptie
Corruptiezaken betreffen vaak het leiderschap en ondersteunend personeel. Herstructureringen betreffen meestal de directiesecretares, juridische afdelingen en interne auditteams. Communicatieadviseurs raden aan om een “Governance Herstelplan” te ontwikkelen: een reeks gestructureerde updates voor de ondernemingsraad, de raad van commissarissen en externe belanghebbenden over de samenvoeging van de governance- en compliance-functies, de terugtredingen van bestuursleden en de benoeming van nieuwe onafhankelijke toezichthouders. Medewerkers hebben toegang tot een online tool (“Appointment Tracker”) die de benoemingsprocedures, functiebeschrijvingen en diversiteitscriteria van de nieuwe verantwoordelijken transparant maakt. Daarnaast worden leidinggevenden uitgenodigd voor sessies om het belang van controlemechanismen te benadrukken en worden medewerkers tijdens workshops in het Engels en Duits betrokken bij de nieuwe governance-architectuur.
Schendingen van internationale sancties
Bij schendingen van internationale sancties besluiten bedrijven vaak hun activiteiten in bepaalde landen te stoppen of bedrijfsdelen af te splitsen. De communicatiestrategie bestaat uit een “Globaal Sanctie-Herstructureringsplan”: een reeks meertalige documenten voor de lokale HR-teams, expatriates en hoofdkantoormedewerkers, waarin de juridische gevolgen, de geplande herstructurering per geografisch gebied en de gevolgen voor arbeidsrecht worden uitgelegd. Via webinars en regionale roadshows worden medewerkers in risicolanden geïnformeerd over de geplande splitsingen, overplaatsingen of sluitingen. De juridische conflicten met lokale wetgeving vereisen een nauwe samenwerking met lokale juridische adviseurs en sociale partners, terwijl het hoofdkantoor zorgt voor gecoördineerde interne en externe communicatie om geruchten en onzekerheden te vermijden. Lokale zaken met betrekking tot outplacement, verblijfsvergunningen en pensioenrechten worden parallel behandeld en open gecommuniceerd om de sociale impact zoveel mogelijk te beperken.
