Veri işleyenler, veri denetçilerine göre genellikle arka planda faaliyet gösteren taraflardır, ancak veri sahiplerinin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamak adına önemli yükümlülükleri vardır. Bu fonksiyon sadece belgelenmiş talimatları yerine getirmekle sınırlı değildir; aynı zamanda veri denetçisinin karmaşık uyum gereksinimlerini yerine getirmesinde aktif bir şekilde yardımcı olmayı da içerir. Operasyonel süreçler, işleme aşamasının her birinin – verilerin toplanmasından işlenmesine, saklanmasına ve silinmesine kadar – izlenebilir olmasını sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Teknik önlemler – şifreleme, erişim kontrolü ve olay kaydı gibi – asla organizasyonel kontrollerden (eğitimler, sözleşme yönetimi ve olay yönetimi gibi) ayrı tutulmamalıdır.
Aynı zamanda, veri işleyenler dinamik bir düzenleyici ortamda faaliyet göstermektedir: düzenleyici otoriteler, gereksinimlerini daha katı hale getirmekte, mahkemeler yeni yorumlar yayınlamakta ve yapay zeka (AI) ve bulut tabanlı hizmetler gibi teknolojik ilerlemeler öngörülemeyen riskler doğurmaktadır. Mali kötü yönetim, dolandırıcılık veya yaptırım ihlalleriyle ilgili iddialar içeren organizasyonlarda, kötü tasarlanmış bir veri işleme sözleşmesi, kritik veri akışlarını engelleyebilir ve işleyeni doğrudan sorumluluğa sokabilir. Bu nedenle, veri işleyenlerin yükümlülüklerini anlamak, başkalarının adına kişisel verileri işleyen her organizasyon için kritik öneme sahiptir.
(a) Yalnızca Talimatlarla İşleme
Veri işleyenler, kişisel verileri yalnızca veri denetçisinin önceden belirlediği ve belgelendirdiği talimatlarla işlemek zorundadır. Bu, tüm işleme süreçlerinin – verilerin toplanmasından otomatik analize kadar – bağlayıcı, sözleşmeye dayalı talimatlarla tam olarak tanımlanmasını gerektirir. Teknik veri işleyenler, belirlenen sınırların dışındaki işleme eylemlerini reddeden iş akışları ve API’ler yapılandırmak zorundadır, aynı zamanda her türlü sapmayı uygun uyum ekiplerine otomatik olarak bildiren denetim sistemlerine sahip olmalıdır.
Uyumsuzluk durumunda, örneğin, ulusal yasalar üstün bir zorunluluk getirdiğinde, veri işleyenler, veri denetçisini derhal bilgilendirmek ve hukuki bir değerlendirme yapmak zorundadır. Yetkisiz işleme durumunda, bunun mutlaka belgelenmesi gerekir; yasal dayanağı ve veri denetçisinin onayını da içerir, böylece aşırı veya yetkisiz işleme ile ilgili anlaşmazlıklardan kaçınılabilir.
(b) Veri Güvenliği ve Koruma
Veri işleyenler, kişisel verileri yetkisiz erişim, kayıp veya tahrip edilmeden korumak için “uygun teknik ve organizasyonel önlemleri” almak zorundadır. Bu, endüstri standartlarına uygun şifreleme algoritmaları, anahtar yönetim prosedürleri ve veri merkezlerinin fiziksel güvenliklerini içerir. Operasyonel ekipler, dış kütüphaneler veya konteynerler gibi yeni güvenlik açıklarını tespit etmek için sürekli risk değerlendirmeleri yapmalı ve hızla güvenlik güncellemeleri ve yapılandırma düzeltmeleri uygulamalıdır.
Ayrıca, GDPR sürekli iyileştirme kültürünü zorunlu kılar. Güvenlik merkezi, gelişmiş SIEM araçları ve olay yönetimi protokollerinin yanı sıra 7/24 izlenmeli, belirli olay senaryoları doğrultusunda gerçek zamanlı denetim yapılmalıdır. Olaylar sonrasında kök neden analizleri yapılmalı ve bunlar, işleme süreçlerine sistematik olarak uygulanan düzeltici önlemlerle sonuçlanmalıdır.
(c) Gizlilik
Veri işleyenler, kişisel verilere erişimi olan tüm çalışanların ve üçüncü tarafların gizlilik yükümlülükleriyle hukuki veya sözleşmeye dayalı olarak bağlanmasını sağlamalıdır. Bu, çalışanların gizlilik taahhütlerini destekleyen hukuki anlaşmalarla entegre edilmelidir. Operasyonel olarak, erişim hakları her gün izlenmeli ve çalışanlar, gizlilik taahhütlerini düzenli olarak onaylamalıdır; ayrıca “just-in-time” yetkilerle otomatik olarak geri alınan erişim hakları içeren bir erişim kontrol sistemi uygulanmalıdır.
Gizlilikle ilgili ihlaller, zaman içinde otomatize edilmiş veri kaybı önleme (DLP) sistemleri ile izlenmeli ve yetkisiz veri dışa aktarma girişimlerine engel olunmalıdır. Uyum raporları, hangi kullanıcı hesaplarının en son onaylandığını ve hangi sapmaların gerçekleştiğini göstermeli, böylece düzenleyici otoriteler ve iç yönetim ekipleri uyumun etkinliğini gözlemleyebilmelidir.
(d) Alt Yüklenicilerin Kullanımı
Alt yüklenici kullanmadan önce, veri işleyenler, alt yüklenicilerin teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerini, veri koruma risklerini ve mali istikrarlarını değerlendirerek uygun bir değerlendirme yapmalıdır. Alt yüklenicilerle yapılan sözleşmeler, veri işleme sözleşmesinin aynı yükümlülüklerini içermelidir: güvenlik, gizlilik, denetim hakkı ve sorumluluk gibi gereksinimler. Operasyonel olarak, veri işleyenler, alt yüklenici değişikliklerini hızla izleyebilmek için bir alt yüklenici kaydı tutmalıdır.
Ayrıca, veri işleyenler, uyumluluğu izlemek için iç denetimler ve dış denetimler dahil olmak üzere izleme süreçlerine sahip olmalıdır. Denetim sonuçları, yönetime bildirilmeli ve hangi alt yükleniciyle devam edileceği veya sözleşmenin sonlandırılıp sonlandırılmayacağı konusunda karar verilmelidir. Uyumsuzluk durumunda, anlaşmalar derhal feshedilmeli ve ceza şartları uygulanmalıdır.
(e) Veri Denetçisine Yardım
Veri işleyenler, veri sahiplerinin taleplerine yardımcı olmak, etki değerlendirmeleri (DPIA) yapmak ve düzenleyici otoritelerle danışmanlık sağlamak gibi veri denetçisine destek olmalıdır. Operasyonel olarak, veri işleyenler, veri denetçisinin düzenleyici otoritelerle zamanında uyum sağlamak için talep erişimi ve silme taleplerine yanıt sürelerini içeren SLA anlaşmalarına sahip olmalıdır.
Veri işleyenler, veri denetçilerine, özellikle DPIA’lar için teknik ve hukuki belge sağlamak ve veri akış diyagramları, risk kayıtları gibi stratejiler sunmak zorundadır. Destek süreçleri, uyum, risk ve kurumsal yönetim (GRC) platformlarıyla entegre edilmelidir; böylece her zaman kapsamlı bir denetim kaydı mevcut olur.
(f) Veri İhlali Bildirimi
Veri işleyenler, her tür veri ihlalini tespit etmek için süreçlere sahip olmalıdır, bu ihlaller, potansiyel veya gerçek olabilir ve 72 saat içinde veri denetçisine bildirilmelidir. Teknik önlemler, birden fazla kanal üzerinden tespit yapılmasına olanak tanıyacak şekilde yapılandırılmalı – örneğin, izinsiz giriş tespit sistemleri ve uygulama loglarında anomali tespiti – ve olay yönetimi sistemleriyle entegre edilmelidir.
Operasyonel olarak, kriz ekipleri net bir şekilde tanımlanmış sorumluluklarla yapılandırılmalıdır: IT departmanı kök nedenleri analiz etmeli, hukuk departmanı bildirim yapmalı, PR departmanı ise medya ve paydaşlarla iletişim yönetimini üstlenmelidir. Tüm adımlar, GDPR tarafından belirtilen zaman dilimlerinde tamamlandığını gösterecek şekilde olay yönetim sistemlerinde belgelenmelidir.
(g) Veri Koruma Etki Değerlendirmesi (DPIA)
Veri işleme, “yüksek risk” içerdiğinde, örneğin geniş çaplı profil oluşturma veya özel kategori verilerinin işlenmesi gibi durumlarda, veri işleyenler veri denetçisinin her aşamada DPIA yapmasına yardımcı olmalıdır. Bu yardım sadece teknik risk değerlendirmelerini değil, aynı zamanda gizlilik riski tanımlama, değerlendirme ve hafifletme sürecine de destek sağlamalıdır.
Veri işleyenler, işleme süreçlerinde, yeni teknoloji uygulamaları veya yeni alanlara genişlemeler gibi her değişiklikte DPIA analizi yapmak için prosedürlere sahip olmalıdır. Ayrıca, her yapılmış DPIA’yı belgelemelidir; bu, risk değerlendirmelerini, riskleri önleme ve azaltma stratejilerini ve önerilen düzeltici eylemleri içermelidir.
(h) Sözleşmelerle Uyumluluk ve Belgelendirme
Veri işleyenler, GDPR uyumunu gösteren operasyonel belgelere sahip olmalıdır. Kayıtlar, yalnızca organizasyonel yapı ve işlenen veri kategorileri hakkında değil, aynı zamanda yapılan denetimlerin, işleme süreçlerinde yapılan değişikliklerin ve tespit edilen uyumsuzluklara karşı uygulanan düzeltici işlemlerin tam tarihçesini içermelidir.
Veri işleyenlerin hizmet sağlayıcıları ve teknoloji firmaları, belgelendirme yönetim sistemlerine sahip olmalıdır, bu sistemler düzenleyici otoriteler için şeffaflık ve erişilebilirlik sağlamalıdır. Gerektiğinde, veri işleyenlerin dış denetimler yapmasına ve sonuçları veri denetçilerine iletmesine imkan tanıyan süreçler bulunmalıdır.
(i) Veri İşleme Faaliyetlerine İlişkin Yükümlülükler
Veri İşleyenler, gerçekleştirdikleri tüm veri işleme faaliyetlerinin kaydını tutmakla yükümlüdür. Bu kayıtlar; kişisel veri kategorileri, işleme amaçları, süreleri ve verilerin aktarıldığı alıcı kategorileri gibi bilgileri içermelidir. Operasyonel açıdan bu durum, her veri işleme sürecinin kayıt altına alındığı ve veri akış diyagramları ile meta veri havuzlarıyla sürekli senkronize edilen entegre bir sözleşme ve süreç yönetim platformu gerektirir.
Süreklilik kontrolleri — periyodik denetimler, olağandışı işleme hacimleri için otomatik uyarılar ve işleme günlükleri ile kayıtlar arasındaki mutabakatlar — bu kayıtların güncel ve doğru kaldığını gösterebilmelidir. Bu kayıtlar, hem iç denetimler hem de denetleyici otoritelerin talepleri için temel teşkil eder.
(j) Denetleyici Otoritelerle İş Birliği
Veri İşleyenler, denetleyici otoritelerle iletişimden sorumlu doğrudan temas noktaları belirlemeli ve bu otoritelerle proaktif ilişkiler kurmalıdır. Operasyonel olarak, uyum ekipleri, ön bilgilendirmelerden denetim raporlarına kadar tüm etkileşimleri kapsayan bir veri tabanı tutmalı; böylece ileriye dönük bir inceleme durumunda tüm ilgili yazışmalar ve kanıtlar hızlıca erişilebilir olmalıdır.
Buna ek olarak, Veri İşleyenler, mevzuatın yorumlanmasına ve en iyi uygulamalara dair bilgi sahibi olmak amacıyla sektörel koalisyonlara ve platformlara katılım sağlamalıdır. Stratejik bir avantaj, bir Veri İşleyenin denetleyici otoriteler için güvenilir bir iş ortağı olarak hareket etmesiyle elde edilir — örneğin, danışma belgelerine katkı sunarak ve yeni gizlilik teknolojilerine yönelik pilot projelere katılarak. Bu yaklaşım, kuruluşun proaktif ve şeffaf bir tutum sergilediğini gösterir.
