İşleme faaliyetleri kaydının oluşturulması, veri koruma ve siber güvenlik alanında sağlam bir temel atılmasına dayanır. Bu kayıt, kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili tüm faaliyetlerin kaydedildiği ve belgelendiği merkezi bir noktadır. Sadece Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) Madde 30’dan kaynaklanan bir yükümlülüğü yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda risk yönetimi, iç denetim ve denetim organlarına karşı hesap verebilirlik için pratik bir araç sağlar.
Güncellenmiş bir kayıt, kişisel verilerin tüm yaşam döngüsüne ilişkin bir görüş sağlar – verilerin toplanmasından, depolanmasından, silinmesine kadar. Kayıt, hangi tür verilerin işlendiğini, amacını, hangi yasal temele dayanıldığını ve hangi güvenlik önlemlerinin alındığını kaydeder. Bu bilgilerin sistematik ve düzenli şekilde belgelenmesi, organizasyonların gizlilik ve veri güvenliği ile ilgili riskleri proaktif bir şekilde tanımlayıp yönetmelerine olanak tanır ve aynı zamanda GDPR’ye dayalı hesap verebilirlik ilkesine uyumu kanıtlamalarına yardımcı olur.
İşleme Faaliyetlerinin Tanımlanması ve Sınıflandırılması
Kaydın oluşturulmasındaki ilk adım, organizasyon içindeki her bir işleme faaliyetinin doğru bir şekilde tanımlanmasıdır. Bu, tüm bölümler ve iş birimleri için bir envanter oluşturulmasıyla başlar, ardından süreçlerin belgelenmesi, görüşmeler ve atölye çalışmaları yoluyla bilgi toplanır. Kişisel verilerin oluşturulduğu, değiştirildiği, paylaşıldığı veya silindiği her bir işlem görselleştirilmelidir.
Sonrasında, işleme faaliyetleri, doğasına ve karmaşıklığına göre sınıflandırılır. Örnekler, çalışan verileri, müşteri verileri, pazarlama verileri ve kayıtlar arasında yapılan ayrımı içerir. Her kategori için hassas verilerin işlenip işlenmediği, profil oluşturulup oluşturulmadığı veya otomatik kararlar alınıp alınmadığı belirlenir. Bu tür bir sınıflandırma, öncelikleri belirlemeye yardımcı olur ve daha sonra veri koruma etki değerlendirmeleri (DPIA) veya ek güvenlik önlemleri gibi işlemlerin yönetilmesini sağlar.
Son olarak, her bir işleme faaliyeti için risk değerlendirmesi yapılır. Bu, verilerin gizliliği, hedef kitlenin büyüklüğü ve veri ihlali veya güvenlik olayı durumunda potansiyel sonuçları değerlendirir. Risk değerlendirmesi, kaydın açıklık seviyesini ve güncellenme sıklığını belirler, böylece organizasyon kaynaklarını etkili bir şekilde yönetebilir.
İşleme Amacı ve Yasal Dayanağının Belgelendirilmesi
Kaydın temel bir parçası, kişisel verilerin işlenme amacının açıkça belgelenmesidir. Her bir amacın net, spesifik ve mantıklı olması gerekir; organizasyonun faaliyetleriyle doğrudan bağlantılı olmalıdır. Bu, belirsiz veya çok anlamlı işleme amaçlarını engeller ve kaydı şeffaf ve anlaşılır kılar.
Aynı zamanda, her işleme faaliyeti için yasal dayanak kaydedilir. Bu, rıza, sözleşme ifası, yasal bir yükümlülük veya meşru menfaat olabilir. Meşru menfaatler durumunda, “menfaatlerin dengelenmesi” kayda dahil edilir, bu da menfaat dengesini ve alınan risk yönetimi önlemlerini belgelemeyi sağlar.
Kayıt ayrıca ilgili sözleşmelere, iç politika ve prosedürlere de atıfta bulunur. Bu, organizasyon içindeki işlemlerle hukuki çerçeveler arasındaki bağlantıyı gösterir, böylece denetimler sırasında veya veri sahiplerinin talepleri sırasında geçerliliği kanıtlanabilir. Bu tür atıflar, kaydın dinamik ve kolayca incelenebilir olmasını sağlar.
Alıcılar ve Veri Aktarımlarının Belgelendirilmesi
Kişisel verilerin kimlere verildiğinin açıkça belirtilmesi, hesap verebilirlik ve risk yönetimi açısından önemlidir. Kayıt, her bir işleme faaliyeti için dahili alıcılar, veri denetleyicileri ve dış iş ortakları da dahil olmak üzere tüm ilgili tarafları, rollerini ve sorumluluklarını içermelidir. Bu, verilerin kimler tarafından hangi şartlar altında erişildiğine dair şeffaflık yaratır.
Verilerin üçüncü ülkelere aktarılması durumunda, alınan güvenlik önlemleri, standart sözleşme hükümleri (SCC), bağlayıcı kurumsal kurallar (BCR) veya diğer uygun önlemler kaydedilir. Teknik önlemler, şifreleme ve erişim kısıtlamaları gibi, ayrıntılı bir şekilde açıklanır ve ilgili belgeler veya teknik yönergelerle bağlantılıdır.
Ayrıca, her bir veri aktarımı için yasal dayanak kaydedilir: gerçekleştirilen due diligence prosedürleri, yapılan risk değerlendirmeleri ve uluslararası veri erişimi veya silinmesi talepleri durumunda takip edilen protokoller. Bu, iç ve dış sorumluluklar için sağlam bir temel oluşturur.
Güvenlik Önlemleri ve Veri Saklama Süreleri
Kayıt, her işleme faaliyetinin teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerini belgeler. Örnekler, şifreleme standartları, erişim kontrol sistemleri, izleme, olay yönetimi prosedürleri ve yedekleme oluşturma gibi önlemleri içerir. Bu açıklamalar, bu önlemlerin denetimlerde gerçekten uygulanıp uygulanmadığını kontrol etmek için yeterince ayrıntılı olmalıdır.
Ayrıca, her işleme faaliyeti için veri saklama süresi belirtilir ve bu süreler yasal gerekliliklere, sözleşmesel yükümlülüklere ve veri minimalizasyonu ile orantılılık ilkesine dayalı olarak belirlenir. Her saklama süresi, verilerin içsel silinme veya anonimleştirilme süreçleriyle ilişkilendirilir, bunlara sorumlu kişiler ve kontrol mekanizmaları da dahil edilir.
Güncel kalmak için, saklama süreleri ve güvenlik önlemleri, mevzuat, teknoloji ve iş ihtiyaçlarındaki değişikliklere göre düzenli olarak gözden geçirilir. Bu incelemeler ve sorumlu kişiler, kayıtta belgelenir, böylece süreçlerin etkili bir şekilde yönetilmesi sağlanır.
Entegrasyon, Yönetim ve Raporlama
Kayıt, izole edilmiş bir belge olmamalıdır, genişletilmiş bir yönetim ve risk yönetim sistemine entegre edilmelidir. Bu, kaydın risk kayıtları, DPIA süreçleri, iç denetim programları ve olay yönetim sistemleri ile bağlantılı olması gerektiği anlamına gelir. Bu, etkili bilgi akışını sağlar ve sürekli denetim ve yönetim için faydalıdır.
Kayıt yönetimi, net roller ve sorumluluklar içerir: kaydın sahibi kimdir, kim günceller ve içeriğinin kalitesini kim değerlendirir. Ayrıca, değişikliklerin onaylanması ve tırmanma protokollerini de içerir, böylece karmaşık işleme faaliyetlerine ilişkin kararlar uygun düzeyde alınır.
Son olarak, kayıt, geniş raporlama olanakları sunar: yönetim için raporlar, uyum izleme panelleri ve denetçiler veya denetim organları için dışa aktarım işlevleri. Konsolide incelemelerin oluşturulması, organizasyonun uyumu, açık verileri ve öncelikli riskleri hızlı bir şekilde gözden geçirmesini sağlar. Bu, kaydın şeffaflık ve sürekli gelişim için stratejik bir araç haline gelmesini sağlar.
