/

Risicofactoren met betrekking tot het oneigenlijk toe-eigenen van activa

Inleiding

De risicofactoren die betrekking hebben op afwijkingen die voortkomen uit het oneigenlijk toe-eigenen van activa worden gegroepeerd naar de drie omstandigheden die gewoonlijk aanwezig zijn wanneer Financieel-economische criminaliteit (FEC) zich voordoet: (a) druk, (b) gelegenheden en (c) instelling/rechtvaardiging.

Druk

Persoonlijke financiële verplichtingen (bijvoorbeeld door verkeerde beleggingen, scheiding, verslavingen) kunnen druk uitoefenen op het management of op de personeelsleden die toegang hebben tot de liquide middelen of tot de andere daarvoor vatbare activa, om deze activa te oneigenlijk toe-eigenen. Een slechte verstandhouding tussen de entiteit en de personeelsleden die toegang hebben tot de liquide middelen dan wel tot de andere voor diefstal vatbare activa kan voor deze personeelsleden een reden inhouden om deze activa te oneigenlijk toe-eigenen. Een slechte verstandhouding kan bijvoorbeeld ontstaan door: (a) Aangekondigde of verwachte toekomstige ontslagen onder werknemers; (b) Recente of verwachte wijzigingen in de beloningen van werknemers of in toegezegde pensioenrechten; en/of (c) Interne promoties, de vergoeding of andere beloningen die afwijken van hetgeen werd verwacht.

Gelegenheden

Sommige kenmerken of omstandigheden kunnen de vatbaarheid van het oneigenlijk toe-eigenen van activa vergroten. Zo kan meer “gelegenheid” daartoe wordt gecreëerd in de volgende situaties: (a) Grote hoeveelheden contant geld in kas of groot kasverkeer; (b) Voorraaditems die een geringe omvang maar een hoge waarde hebben of waarnaar de vraag hoog is; (c) Gemakkelijk te verzilveren activa (zoals effecten aan toonder, diamanten, edelmetalen, of computerchips, mobiles, laptops, sterke drank, sigaretten, medicijnen, aandelen aan toonder, waardepapieren); (d) Vaste activa die van een geringe omvang en gemakkelijk te verkopen zijn of waarvan niet op duidelijke wijze is aangegeven wie de eigenaar is; en/of (e) Verhandelbare informatie (bijvoorbeeld patenten, octrooien, ontwikkelplannen, koersgevoelige informatie)

Inadequate interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot activa kunnen die activa vatbaarder maken voor oneigenlijk toe-eigening. Zo is het mogelijk dat activa oneigenlijk worden toegeëigend omdat de volgende risicofactoren bestaan: (a) Inadequate functiescheiding of onafhankelijke controles; (b) Inadequaat toezicht op de uitgaven van het senior management, zoals vergoeding van reiskosten en andere kosten; (c) Inadequaat toezicht uitgeoefend door het management op werknemers die verantwoordelijk zijn voor activa, zoals inadequaat toezicht op of inadequate monitoring van afgelegen vestigingen; (d) Inadequate screening van de sollicitanten die na aanwerving toegang hebben gekregen tot activa; (e) Inadequate administratie met betrekking tot activa; (f) Inadequaat systeem van autorisatie en goedkeuring van transacties (bijvoorbeeld aan de inkoopzijde); (g) Inadequate fysieke veiligheidsmaatregelen voor liquide middelen, beleggingen, voorraden of vaste activa; (h) Het ontbreken van een volledige en tijdige aansluiting van activa; (i) Het ontbreken van een tijdige en adequate documentatie van transacties, bijvoorbeeld de creditering van geretourneerde goederen; (j) Geen verplichte vakantie voor werknemers in belangrijke posities binnen de interne beheersing; (k) Ontoereikende kennis bij het management van informatietechnologie, waardoor het IT-personeel in staat is activa oneigenlijk toe te eigenen; en/of (l) Inadequate toegangsbeveiligingsmaatregelen voor geautomatiseerde bestanden, met inbegrip van interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de logbestanden van computersystemen en de beoordeling daarvan.

Instelling / Rechtvaardiging

De risicofactoren gelieerd aan het element “instelling/rechtvaardiging” betreffen: (a) Het negeren van de noodzaak om risico’s die betrekking hebben op de oneigenlijke toe-eigening van activa te monitoren of te beperken; (b) Het negeren van de interne beheersing met betrekking tot de oneigenlijke toe-eigening van activa door bestaande interne beheersingsmaatregelen te doorbreken of door het nalaten passende corrigerende maatregelen te nemen met betrekking tot bekende tekortkomingen in de interne beheersing; (c) Gedrag waaruit het ongenoegen dan wel de ontevredenheid blijkt met de entiteit of met de wijze waarop ze met haar werknemers omgaat; (d) Veranderingen in het gedrag of in de levensstijl die een aanwijzing kunnen vormen voor het feit dat activa oneigenlijk zijn toegeëigend; en/of (e) Het tolereren van kruimeldiefstal.

Previous Story

Van Leeuwen Law Firm | Pro Deo Advocaat

Next Story

Pleiten

Latest from Frauderisicobeheersing