/

Wat u van uw controlerend accountant mag verwachten als het gaat om financieel-economische criminaliteit?

Inleiding

Financieel-economische criminaliteit (FEC), waaronder fraude, corruptie en omkoping, is een ernstig maatschappelijk probleem dat burgers, ondernemingen en de overheid financieel benadeelt. Fraude komt in zowel kleine als grote (corporate) organisaties voor. Naast financiële schade kan fraude uw bedrijfsdoelstellingen frustreren en de continuïteit van uw (corporate) organisatie in gevaar brengen. Daarnaast schaadt fraude de integriteit van uw (corporate) organisatie en heeft het mogelijk een nadelig effect op het imago van uw (corporate) organisatie. Accountants hebben een belangrijke rol in het financiële systeem door het controleren van financiële informatie en daarover te rapporten. Een controle-opdracht heeft tot doel om vast te stellen dat financiële informatie – zoals de jaarrekening – geen afwijkingen van materieel belang bevat die het gevolg zijn van fraude of fouten. Het onderkennen van risico’s op materiële fraudes (frauderisico’s), het uitvoeren van daarop gerichte controlewerkzaamheden en actie ondernemen in het geval van een vermoeden van fraude, is dus een onlosmakelijk onderdeel van de accountantscontrole.

Bij opdrachtacceptatie

Voor acceptatie van een opdracht wordt de betrouwbaarheid en integriteit van de cliënt onderzocht. Er wordt bijvoorbeeld informatie verzameld over de eigenaren (UBO), bestuur, bedrijfsactiviteiten alsmede eerdere issues op het gebied van integriteit van de organisatie en/of bestuurders. Dit is zowel informatie van de organisatie zelf als externe informatie.

Er wordt contact opgenomen met de voorgaande accountant (collegiaal overleg). Daarbij wordt relevante informatie uitgewisseld en vindt dossierreview plaats indien daartoe aanleiding bestaat. Bij organisaties van openbaar belang (oob’s, waaronder beursfondsen) is sprake van een overdrachtsdossier van de voorgaande accountant aan de opvolgend accountant.

Als grote integriteitsrisico’s worden voorzien, accepteert de accountant de opdracht slechts onder voorwaarden. Deze voorwaarden kunnen de cliënt betreffen, zoals het verbeteren van de interne beheersing rondom frauderisico’s of beëindigen van bepaalde activiteiten. Of er worden door de accountantsorganisatie zelf aanvullende kwaliteitswaarborgen getroffen, zoals het inzetten van een 2e externe accountant, een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling of andere vorm van review, of een forensische specialist. In specifieke situaties zal de accountant de cliënt niet accepteren.

Bij risicoanalyse

Als onderdeel van elke controle worden de frauderisicofactoren bij de cliënt in kaart gebracht. Hierin worden de frauderisicofactoren uit de (bijlage van de) controle-standaarden betrokken als ook de voor de betreffende branche en onderneming specifieke frauderisicofactoren. De accountant zal vervolgens evalueren of de informatie die is verkregen uit risico-inschattingswerkzaamheden wijst op het bestaan van een of meer frauderisico’s. Daarnaast kijkt de accountant naar de interne beheersmaatregelen die de cliënt heeft ingericht.

De accountant neemt kennis van de beschouwing van de frauderisico’s door de cliënt zelf en gebruikt deze voor/vergelijkt deze met zijn eigen frauderisico-analyse. Het proces van de frauderisico-analyse wordt besproken met de interne toezichthouder.

De accountant communiceert met het management en/of interne toezichthouders relevante zaken rondom fraude en frauderisico’s. Dit geldt ook indien de cliënt zelf zijn frauderisico’s niet of onvoldoende in beeld heeft. Management en interne toezichthouders zijn en blijven immers verantwoordelijk voor de opzet, implementatie en werking van een stelsel van interne beheersing dat afwijkingen in de financiële overzichten kan voorkomen, detecteren en/of corrigeren.

Tijdens de controle

De accountant stelt passende controlewerkzaamheden vast, die zijn gericht op het ondervangen van de frauderisico’s. Voor de accountant is een frauderisico altijd een belangrijk risico (een zogenaamd ‘significant risico’). De accountant zorgt elk jaar voor een element van verrassing in zijn controlewerkzaamheden. De werkzaamheden vormen onderdeel van het controle-plan, dat afgestemd wordt met het relevante orgaan van de cliënt (bestuurders en/ of interne toezichthouder).

De accountant is alert op mogelijke aanwijzingen voor fraude. Zo bespreekt de accountant bijvoorbeeld de meldingen die ontvangen zijn via een klokkenluidersregeling, bespreekt hij interne onderzoeken die worden uitgevoerd rondom frauderisico’s en/of zet de accountant gerichte data-analyse in om afwijkingen, die mogelijk het gevolg zijn van fraude, op het spoor te komen. De accountant zorgt bij de uitvoering van die werkzaamheden, ondersteund door de accountantsorganisatie, voor een passende teambezetting, zo nodig met de inzet van forensische expertise.

De accountant zal altijd controlewerkzaamheden verrichten die gericht zijn op het frauderisico dat management de interne beheersing doorbreekt.

Bij aanwijzingen

Als sprake is van een aanwijzing van mogelijke fraude – ongeacht de materialiteit -, onderneemt de accountant concrete actie. Er wordt onderzocht of al dan niet sprake is van een incident. Er wordt niet weggekeken of weggeredeneerd. Accountants laten zich daarbij niet weerhouden door tijdsdruk, budgetdruk, belangen of emoties. Ook niet als de fraude al langer aan de hand blijkt te zijn of als management mogelijk betrokken is bij de fraude.

Bij een aanwijzing van fraude gaan accountants zoveel mogelijk te rade bij collega’s van de eigen afdeling vaktechniek/compliance en/of raadplegen de helpdesk c.q. vertrouwenspersonen. Accountantsorganisaties zorgen ervoor dat sprake is van een laagdrempelige helpdesk- of consultatiefunctie.

Elke aanwijzing van fraude wordt besproken met de bestuurders en/of interne toezichthouder van de cliënt. Accountants geven aan welke acties de cliënt tenminste moet ondernemen. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor het onderzoek naar de aard en omvang van de fraude.

Bij Fraude

Accountants blijven betrokken bij het onderzoek naar de aard en de omvang van de fraude. Dit is van belang omdat tijdens het onderzoek informatie naar boven kan komen die de accountant nodig heeft voor het beoordelen van de impact op jaarrekening en het herstelplan en voor het kunnen afronden van de controle. Accountants spreken van tevoren af dat de uitkomsten van het onderzoek met hen worden gedeeld en hoe zij inzage krijgen in het onderliggende dossier; als dit ontoereikend is evalueren zij de impact daarvan op de controle-verklaring.

Als daadwerkelijk sprake (b)lijkt te zijn van fraude, zorgt de cliënt voor een plan van aanpak voor redres. Dat betekent: zorgen voor herstel (correctie) van de fraude en maatregelen om herhaling te voorkomen. Accountants geven aan welke eisen zij (minimaal) stellen aan een dergelijk herstelplan. Accountants beoordelen per geval of een herstelplan toereikend is en of (nog) andere acties nodig zijn. Bij een weigering door de cliënt om een aanwijzing van fraude te onderzoeken en/of een ontoereikend herstelplan melden accountants een fraude van materieel belang bij de betreffende opsporingsdienst (indien sprake is van een wettelijke controle) en de opdracht wordt voortijdig beëindigd.

In alle gevallen (dus ook als de fraude van niet materieel belang en/of het herstelplan toereikend is), overwegen accountants welke gevolgen de gesignaleerde integriteitsrisico’s voor hun opdracht hebben.

Meldingen

Accountants melden ongebruikelijke transacties altijd en zo snel mogelijk bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-NL). Deze meldplicht is laagdrempelig: onderliggende bewijsvoering is niet nodig en de controle-cliënt wordt niet geïnformeerd. Accountants lichten zoveel mogelijk bij FIU-NL toe waarom zij iets melden. Indien er sprake is van fraude dan is er bijna altijd sprake van een ongebruikelijke transactie.

Incidenten en het tussentijds beëindigen van een opdracht worden gemeld bij de AFM. Accountants melden eveneens eventuele integriteitsrisico’s die het vertrouwen in het eigen bedrijf of in de financiële markten kunnen schaden meteen bij de AFM.

Transparantie

Als een publiek belang aanwezig is, zorgen accountants ervoor dat relevante informatie over fraude via transparante verslaggeving met de buitenwereld wordt gedeeld. Accountants dringen er dan op aan dat de cliënt informatie over fraude(risico’s) en de beheersing hiervan opneemt in het bestuursverslag. Indien nodig vestigt de accountant de aandacht op deze zaken via zijn (uitgebreide) controle-verklaring.

De accountant is en blijft verantwoordelijk voor de controle van het financiële overzicht, zodanig dat deze (met een redelijke mate van zekerheid) vrij is van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten alsmede de hierop gebaseerde controle-verklaring. Accountants zijn open over frauderisico’s in het overleg met een opvolgend accountant. Ook een opvolgend accountant zal de betrouwbaarheid en integriteit van de cliënt onderzoeken. Het spreekt voor zich dat de voorgaande accountant daardoor helpt bij een goede fraudepreventie- en bestrijding.

Previous Story

Sociale doelstellingen

Next Story

Rapportage over Financieel-economische criminaliteit in de controle-verklaring

Latest from Frauderisicobeheersing